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  工作分解结构系将专案阶层分解成为阶段、交付标的、和工作包,它是一种为了达成目标〈例如:一个计划、专案、或契约〉所需要工作细分的树状结构。在一个专案或契约中,工作分解结构由其终端目标开始展开,并且就其大小、时间长短、责任划分〈亦即,系统、次系统、元件、任务、次任务、和工作包〉依次细分为可管理的组成,包括达成目标的所有必要步骤。  工作分解结构提供一个契约总体规划与管制自然展开的共同框架,也是将工作细分为可定义增量的基础,可因此展开工作说明〈SOW〉,以及建立技术、时程、成本、和劳工工时报告。  工作分解结构允许将工作、材料...等下属成本依次加总成为较高阶层的上属工作、材料...等成本。对于工作分解结构的每一个元素,个别产生一个待办工作项目的说明。此一技术〈有时称为"系统分解架构"〉被利用来定义和组编一个专案的全部范畴。  通常是将专案 (或规划成果〉的主要产品组编其工作分解结构,而非那些制造产品所需要的工作 (计划性活动〉。由于规划成果是专案的期望终端,形成了一套相当稳定的类别组,可收集达成目标所需的各项规划性活动的成本。一个精心设计的工作分解结构,能让每个专案活动指派予工作分解结构的一个(也是唯一〉终端元素变得容易。除了成本计算功能,工作分解结构也有助于将需求从系统规格的一个阶层映射到其他阶层。例如,需求的交叉参考矩阵,将功能性需求映射于高阶、或低阶的设计文件。工作分解结构在水平方向可显示为大纲形式,在垂直方向可显示为树状结构 (类似组织图〉。  工作分解结构的展开,通常发生在一个专案的开始阶段,优先于专案和工作任务的细部规划之前。

  工作分解结构的概念,是由美国国防部从计划评核术〈PERT〉发展出来。1957年美国海军导入PERT,以支援发展其北极星导弹计划。当时并未使用「工作分解结构」一词,首次实施的PERT将工作任务组编于产品导向的类别。  1962年6月美国国防部、NASA、和航太产业界共同出版一份PERT/COST系统的文件,此文件陈述工作分解结构的方法。这份指引获得美国国防部长的赞同,并采用于各项勤务。1968年美国国防部发布一份美国军规标准:MIL-STD-881 "Work Breakdown Structures for Defense Materiel Items"《中译:国防物资之工作分解结构》,要求扩及整个美国国防部皆应使用工作分解结构。  这份文件历经多次修订,最近一次修订在2011年,最新版本为 MIL-STD-881C "Work Breakdown Structures for Defense Materiel Items",包括特定国防物资商品系统工作分解结构的定义,也发表所有系统共享的工作分解结构元素。  摘自 MIL-STD-881C 的国防物资分类,如下:  在 MIL-STD-881C 的 Appendix L 列出共同的元素:「整合,总成,测试和检出」、系统工程、计划管理、系统测试评估、训练、资料、特殊支援设备、共同支援设备、操作/现地激活、工业设施、初始备件和维修零件。此标准也包括额外的共同元素,独特于太空系统、发射载具系统、和自动化资讯系统。  在1987年专案管理协会(PMI)提出这些技术扩充跨越非国防组织的文献。"专案管理知识体系"〈PMBOK〉指引提供工作分解结构概念的综观,其"工作分解结构之实践标准"可与美国国防部标准相互媲美,但倾向于更一般的应用。

  

  工作分解结构的一个重要设计原则,称为100%规则。定义如下:

  互斥:除了100%规则外,重要的是一个工作分解结构不同元素间的范畴定义不能重叠。歧义可能导致重复的工作、或与责任权限有关的误传。此重叠也可能导致专案成本计算的混乱。如果工作分解结构的元素名称有歧义,工作分解结构说明表〈WBS dictionary〉有助于厘清工作分解结构各元素间的分别。工作分解结构说明表以里程碑、交付标的、活动、范畴〈有时也包括:日期、资源、成本、品质〉来描述工作分解结构的各个元素。

  如果工作分解结构设计者尝试在工作分解结构去捕捉任何行动导向的细节,设计者将可能收录太多的行动,或太少的行动。太多的行动将超过100%的上属范畴,太少的行动也将不足100%的上属范畴。坚持100%规则的最佳方式,是以结果来定义工作分解结构元素,而非行动。这也确保工作分解结构不是过度规定的方法,允许较大的创造力,和专案参与者的创造性思维。对于新产品开发专案,为确保结果导向的工作分解结构,最常见的技术是采用产品分解结构。特性驱动开发〈Feature Driven Development, FDD〉软件专案使用类似的技术,采用特性分解结构。当一个专案提供专业的服务,一种常见的技术是去捕捉所有计划的交付标的,以产生交付标的导向的工作分解结构。工作分解结构以专案阶段〈例如:初步设计阶段、关键设计阶段〉细分工作,必须确保各阶段以交付标的加以明确划分,也使用于定义进入和退出标准〈例如:核准的初步、或关键设计审查〉。

  任何人必须决定何时去停止细分工作成为较小的元素,将有助于决定必要的活动持续时间,以产生工作分解结构所定义的交付标的。当决定一个活动、或一组活动的适当持续时间时,有一些启发法或经验法则可使用,以产生工作分解结构所定义的特定交付标的。  在活动层级的工作包,其工作任务为:

  很常见把工作分解结构元素按顺序编号,以透露出层次结构。编号目的是提供一致的方法去识别与管理工作分解结构,适用于类似系统,不管任何承包商或服务。例如:1.1.2 Propulsion 〈如下范例〉可识别出此项目为工作分解结构第三层级的元素,因为有三个数字以小数点区隔开。编码方案也有助于工作分解结构元素在任何形式书写文字被辨认出来,也允许映射于工作分解结构说明表。  一个工作分解结构编码方案的实际范例:  "1.0 Aircraft System"

  在一个树状结构的最低元素,终端元素不能再进一步细分。在一个工作分解结构中,这样的元素〈活动、或交付标的〉也称为工作包,可用来估算资源需求、预算、和持续时间,可用相依性连结,可排定时程。在工作分解结构元素和组织部门的交接处,管制账号与工作包被建立,效能也被规划、衡量、记录、与管制。工作分解结构可以向下表达至任何的关注层级,建议至少应有三个层级,为了高成本、或高风险项目可添加额外层级,对于系统工程、或计划管理等案例,可有二个细节层级。从美国军规标准列举的范列,也显示出工作分解结构的深度变异,例如:软件开发为五个层级,消防系统为七个层级。

  工作分解结构的较高层级架构,在组织、或领域之内应与现存的任何规范或范本指令相符。例如,为美国海军造船必须遵循美国海军建物内嵌的军规标准〈MIL-STD〉 航海条款和阶层架构,并符合美国海军总部、以及为了匹配美国海军建物结构所建立的程序书,因此工作分解结构元素在阶层中编码和命名的任何重大变更,将是不可接受。

  左图显示一个工作分解结构的建置技术,展示100%规则和「逐步阐述」的技术。在工作分解结构的第一层级,显示一个客制化脚踏车设计建构专案全部范畴的100个单位工作任务。在工作分解结构的第二层级,100个单位被细分为七个元素,可依据努力或成本,配置单位数量至每个工作任务的元素,这不是工作任务持续时间的估算。  工作分解结构第二层级的三个最大元素,被进一步细分至第三层级。在第三层级的二个最大元素,各别只代表17%的专案全部范畴。这些最大元素可利用前述的「逐步阐述」技术,被进一步细分。  工作分解结构设计可借由软件〈例如一个电子试算表〉支援,以允许点值的自动滚动。努力和成本的估算,可透过专案团队成员间的讨论。这个协作技术建置更大洞察力于范畴定义、基本假设、以及专案管理所需粒度〈level of granularity〉的共识。
在专案管理和系统工程中,工作分解结构(英语:Work Breakdown Structure)或称为承包商工作分解结构(英语:Contractor Work Breakdown Structure, CWBS)系将一个专案细部分解为交付标的导向的较小组成。工作分解结构是关键的专案交付标的,可将专案团队工作组编成为可管理的部分。专案管理知识体系〈PMBOK第五版〉所定义的工作分解结构:「由专案团队实施整个专案工作范围的阶层化分解,以达成专案目标,并产出必要的交付标的」。