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  电子邮件在因特网上传输,使用的是简单邮件传输协议(SMTP),这是由互联网标准 RFC 5321 和 RFC 5322 及其扩展,如 RFC 6531 所定义的。用户可以使用软件,通过邮局协议(POP)或因特网信息访问协议(IMAP)来访问和管理邮箱。这些软件可以是运行在个人电脑、移动设备上的电子邮件客户端软件,也可以是将消息呈现在屏幕上或打印输出在纸上的Webmail系统。  电子邮件地址的通用格式为“域内部分@域”,例如jsmith@example.com。一个地址由两部分组成。@符号之前的部分(域内部分)标识邮箱的名称,它往往是接收者的用户名,例如jsmith。@符号之后的部分(域)是一个域名,代表邮箱的行政领域,例如一家公司的域名,example.com。  在传递邮件时,SMTP客户端,例如邮件用户代理(MUA)和消息传输代理(MTA),使用域名系统(DNS)来查找收件人域的资源记录(RR)(电子邮件地址中@右边的部分);如果有邮件交换资源记录(MX记录),那么返回的MX记录中就会包含接收人邮件服务器的名字, 否则SMTP客户端就会使用地址记录(A或AAAA)。然后MTA作为SMTP客户端连接到这台服务器。电子邮件地址的域内部分对中间邮件中继系统来说并无意义,只有到了最终邮箱主机之后才有意义。电子邮件的发件人和中继系统不能假定它是大小写不敏感的,因为最终的邮箱主机既可以视之为大小写敏感,也可以视之为大小写不敏感。一个邮箱可能会收到多个电子邮件地址的邮件,如果管理员这样配置的话。相反,一个电子邮件地址也可以是一个对应多个邮箱的发送列表的别名。电子邮件别名、电子邮件列表、子地址和电子邮件过滤地址,即邮箱接收消息时不管域内部分,是几种通用的模式,以实现投递目标多样化。  邮件交换器在递送消息时,并不直接使用电子邮件消息头字段中的地址。电子邮件消息还包着一个写有邮件路由信息的消息信封。信封和头地址可以相同,伪造的电子邮件地址常常出现在垃圾邮件、钓鱼邮件和许多其它的基于互联网的诈骗中。已经有很多倡议,想使这些伪造地址更易识别。  为了表明消息的接收者,电子邮件地址也可以有一个所关联收件人的显示名,而地址则放在后面的尖括号中,例如:John Smith <john.smith@example.org>。  早期在非因特网电子邮件地址形式,包括了其它一些标记,例如,X.400要求的,以及UUCP的“叹号路径”标记,这种地址是以消息中继时需要穿过的一系列计算机的形式给出的。这种形式被广泛地使用了好多年,但最终被互联网工程任务组(IETF)颁布的因特网标准所取代。

  电子邮件地址的格式是codice_1,其中域内部分最长为64个字符,而域名最长可达255个字符。正式的定义在 RFC 5322(3.2.3节和3.4.1节)和 RFC 5321 中——RFC 3696 中有一个可读性更强的形式及相关勘误表。注意,与 RFC 1034 和 RFC 1035 的规则不同,它的域名没有后面的点。

  电子邮件地址的域内部分可以使用以下任何ASCII字符:  注意,某些邮件服务器对域内部分使用通配符,比较典型的是跟在加号后面的字符,少数情况是跟在减号后面的字符,因此codice_12和codice_13有可能指向同一个收件箱,codice_14可能也是一样,甚至codice_15也可能一样。这可以用于标记电子邮件以达到分类的目的,见下文,及用于垃圾邮件控制。括号codice_16和codice_17也被用于这种方式,虽然较少。  除上述ASCII字符之外,RFC 6531 还允许以UTF-8编码的U+007F以上的国际字符,但即使是支持SMTPUTF8和8BITMIME的邮件系统,在分配域内部分时也可能会限制使用的字符。  域内部分可以是用以点分隔的字符串,也可以是以引号包围的字符串,但不能两者都是。但是,以引号包围的字符串和字符并非常用的。RFC 5321 还警告说:“期望接受邮件的主机,应当避免将邮箱定义为:域内部分要求(或使用)以引号包围的字符串的形式”。  域内部分codice_22是被特殊对待的——它是大小写不敏感的,并且应当将发往该地址的邮件发送到该域的电子邮件管理员。技术上来讲,所有其它的域内部分都是大小写敏感的,因此codice_23和codice_24标识的是两个不同的邮箱;然而实际上,许多组织将大写字母与小写字母等同对待。事实上,RFC 5321 警告说:“期望接受邮件的主机,应当避免将邮箱定义为:......域内部分是大小写敏感的”。  尽管范围广泛的特殊字符在技术上是有效的,但在实践中,组织、邮件服务、邮件服务器和邮件客户端,往往并不能接受所有这些字符。例如,Hotmail所允许创建的电子邮件地址只能使用字母、数字、点(codice_9)、下划线(codice_26)和连字符(codice_27)。通常的建议是,避免使用某些特殊字符,从而避免电子邮件被拒绝的风险。

  电子邮件地址的域名部分必须符合严格的规则:它必须满足对主机名的要求,一个以点分隔的DNS标签序列,每个标签被限定为长度不超过63个字符,且只能由下列字符组成:  该规则也被称为“LDH规则”(Letters, Digits, Hyphen,即字母、数字、连字符)。此外,该域也可以是一个包以方括号codice_35的IP地址的形式,例如codice_36或codice_37。但是除了垃圾邮件,这很少见。国际化域名(会被编码,以遵守主机名的要求)允许使用非ASCII字符的域。在符合 RFC 6531 和 RFC 6532 的邮件系统中,电子邮件地址可以用UTF-8来编码,域内部分和域名都可以。  域名和域内部分一样,可以包含注释;例如,codice_38和codice_39都等同于codice_21。

  根据 RFC 5321 2.3.11“邮箱及地址”,“......只有指定在地址的域中的主机,才能解读和分配域内部分的语义。”(“......the local-part MUST be interpreted and assigned semantics only by the host specified in the domain of the address.”)这意味着,对另一台邮件服务器的域内部分的含义,不能作出任何假设。这完全取决于该邮件服务器的配置。

  对电子邮件地址“域内部分”的解释,依赖于邮件服务器所实现的惯例和策略。例如,大小写敏感性可以用来区分不同的邮箱,因此域内部分的字符只使用大写,虽然这不是很常见。Gmail会忽略域内部分所有的点,以确定帐户的身份。这可以防止当账户your.username已经存在时,创建用户账户your.user.name或yourusername。

  某些邮件服务支持在域内部分包含一个标记,这样该地址就是域内部分前缀的一个别名。例如,地址joeuser+tag@example.com表示与joeuser@example.com相同的投递地址。RFC5233 将这种地址称为子地址(sub-addressing),但它也可以被称为加号地址(plus addressing)或标记地址(tagged addressing)。  这种形式的地址,在基本名称和标记之间可能会使用不同的分隔符,有不少电子邮件服务都支持,包括Runbox(加号)、Gmail(加号)、Rackspace Email(加号)、Yahoo! Mail Plus(连字号)、苹果的iCloud(加号)、Outlook.com(加号)、ProtonMail(加号)、FastMail(加号和子域名地址)、MMDF(等号)、Qmail和信使邮件服务器(连字符)。Postfix还允许从合法字符集中任选一个字符配置作为分隔符。  这种标记的文本可用于过滤,或创建一次性电子邮件地址。  在实践中,某些网站的表单验证会拒绝特殊的字符,比如在电子邮件地址中使用“+”,错误地将它们作为无效字符来处理。这可能会导致电子邮件被发送给错误的用户,如果“+”被网站悄悄地删掉而且没有任何警告或错误信息的话。例如,打算发到用户输入的电子邮件地址foo+bar@example.com的电子邮件,可能会被错误地发送到foobar@example.com中。另一种情况是,如果网站的某些部分,比如用户登记页面,允许“+”字符,但其他部分,比如从网站的邮件列表中取消订阅的页面,并不允许,则可能会导致用户体验很差。

  在网站验证用户身份时,常常会要求输入电子邮件地址,以进行数据验证。某些网站在进入时会验证电子邮件地址,通常会使用应用程序接口,但无法保证它能提供准确的结果。  识别电子邮件地址,通常要判断是否有两个部分以@连接。但是,RFC 822及后续RFC技术规范中说明得更加详细。用正则表达式可以检查所有这些标准,除了括号内的注释。  经过验证的语法上正确的电子邮件地址,并不能保证存在这样的电子邮箱。因此许多邮件服务器使用其它技术,并依靠相应的系统来检查邮箱是否存在。例如,通过域名系统来检查域名,或使用回调校验来检查邮箱是否存在。但是这种方式往往无法避免目录收割攻击。  确保电子邮件地址是好的,需要结合各种验证技术。大型网站、批量邮件和垃圾邮件的发送者要求快速的算法,来预测电子邮件地址的有效性。这种方法严重依赖于启发式搜索和概率模型。  许多网站在评估电子邮件地址有效性时,与标准规范不同,会拒绝地址中包含某些有效字符,例如“+”和“/”,或限制其长度。RFC 3696提供了具体的建议,来验证因特网标识符,包括电子邮件地址。  许多浏览器已经实现了HTML5的表单,使得电子邮件地址的验证可以由浏览器来处理。  电子邮件地址国际化所允许的字符集,远远超出了当前许多验证算法所允许的字符集,例如所有U+0080以上的Unicode字符,以UTF-8编码。

  电子邮件地址是激活帐户的首要手段(在网站上进行用户识别和验证),但也可以用其它方法,如手机号码验证、邮政邮件验证、传真验证。用电子邮件地址验证时,网站通过电子邮件将一个特殊的临时超链发送到用户提供的电子邮件地址。用户在收到该邮件后,打开链接,帐户立即就被激活了。电子邮件地址也可以被网站用作转发消息的手段,例如,转发用户消息、用户操作到电子邮件收件箱。

  IETF成立了一个技术和标准工作组,致力于电子邮件地址的国际化问题,称为“电子邮件地址国际化”(Email Address Internationalization,简称EAI)或“国际化邮件地址”(Internationalized Mail Address,简称IMA)。该工作组制定了 RFC 6530、RFC 6531、RFC 6532 和 RFC 6533,并继续为其它EAI相关的RFC而工作。  IETF的EAI工作组发布了 RFC 6530“国际化电子邮件概述与框架”,它使得在电子邮件地址的域内部分和域名中都可以使用非ASCII字符。RFC 6530为电子邮件提供的方案是基于UTF-8编码,该编码支持Unicode的所有字符。RFC 6531 为SMTP服务器提供了一种机制,以便在传输扩展SMTP#SMTPUTF8内容时进行沟通。  EAI的基本概念涉及了以UTF-8交换邮件。原始方案中还包含了对遗留系统向下兼容的机制,但现在它已经被丢弃。本地服务器负责地址的域内部分,而域名则会受到国际化域名规则的限制,尽管仍然以UTF-8发送。邮件服务器还需要负责在IMA形式和任意ASCII别名之间建立所有的映射机制。  EAI使用户可以有一个以母语表示的本地化地址,同时还有一个ASCII形式,以便与遗留系统通讯使用,或作为独立脚本使用。识别国际化域名和邮件地址的应用程序,必须具有转换这些表达方式的设备。  有些国家或地区预计会对这样的地址需求较大,比如中国、日本、俄罗斯,以及其它存在大量用户使用非基于拉丁文的书写系统的市场。  例如,2011年,印度政府在顶级域.in之外,批准了“.bharat”(表示Bhārat Gaṇarājya,即印度共和国)顶级域名,并以七种不同文字书写,以方便古吉拉特语、马拉地语、孟加拉语、泰米尔语、泰卢固语、旁遮普语和乌尔都语用户使用。印度公司XgenPlus.com声称其是世界上第一个EAI邮箱提供者,而拉贾斯坦邦政府现在为该邦每位公民提供免费的域名为राजस्थान.भारत的电子邮件帐户。一家领先的媒体公司拉贾斯坦杂志(Rajasthan Patrika)上线了他们的IDN域名पत्रिका.भारत及可用来联系的电子邮件。

  基于RFC 5322的服务器不能处理以下例子中的地址,而RFC 6530则允许。兼容它的服务器能够处理这些地址:
电子邮件地址是发送电子邮件时用来标示电子邮箱的一串字符,也称为电子邮箱地址或电子信箱地址。早期的电子邮件系统曾使用非电子邮件地址,但从1980年代起,随着互联网邮件系统标准的开发,到今天只保留了单一的格式。本条目使用的术语“电子邮件地址”指的是RFC 5322中定义的地址规范(英语:addr-spec),而不是通常使用的地址;他们的区别是,“地址”可以包含显示名称和/或注释。