நிகழ்வில் இலக்கு பயனாளர்கள் யார் என்பதைத் தெரிவு செய்து அவர்களை சென்றடையக் கூடிய ஊடகங்களைப் பயன்படுத்துங்கள்.  சுவரொட்டி, துண்டறிக்கை, நேரடித் தொலைபேசி அழைப்பு, மின்னஞ்சல், வலைத்தளம், வலைப்பதிவு, வானொலி, பத்திரிகை, இதழ், தொலைக்காட்சி, நிகழ்வு, அமைப்புகள் என எல்லா தகுந்த வழிமுறைகளையும் பயன்படுத்தி பரப்புரை செய்து கொள்ளுங்கள்.  நுழைவுச்சீட்டு எத்தனை பேரால் வாங்கப்படது என்பது பரப்புரை எந்தளவு வெற்றிகரமாக அமைந்தது என்பதற்கான அளவுகோலாக அமையும்..தேவையான பொருட்கள், உணவு .நிகழ்வின் போது தேவைப்படக் கூடிய பொருட்களை பட்டியல் இட்டு யார் கொண்டு வருவார்கள் என்று இறுதி செய்து கொள்ளவும்.  கதிரைகள், மேசைகள், ஒலிவாங்கிகள், ஒலிபெருக்கிகள், projector, கணினிகள், podiums, கலை நிகழ்வுக்குத் தேவையான பொருட்கள் என பல்வேறு வகையான பொருட்கள் தேவைப்படலாம்.  .வந்தவர்களுக்கு வழங்குவதற்கான நிகழ்ச்சி நிரல் மற்றும் பிற handouts முன் கூட்டியே தயாரித்து வைத்துக் கொள்ளுங்கள்.  நிகழ்வில் காட்சிப்படுத்தல்கள் எதாவது செய்வதாக இருப்பின் அதற்கான ஒழுங்குபடுத்தல்களையும் செய்யவும். யார் யார் வந்தது என்பதை பதிவு செய்வதற்கான பதிவேட்டு ஆவணம், நன்கொடை பெறுவதாயின் அதற்கான விண்ணப்பம் மற்றும் பற்றிச்சீட்டு போன்றவற்றையும் தாயாரித்துக் கொள்ளுங்கள்.  .உங்கள் திட்டமிடலுக்கு ஏற்ப குடிபானங்கள், சிற்றுண்டிகள், உணவுகளை கொண்டு வரவதற்கான ஏற்பாடுகளைச் செய்ய வேண்டும்..ஆவணபடுத்தல்: ஒளிப்படம், நிகழ்படம், குறிப்புகள், வெளியீடுகள்