ஒரு நிகழ்வு முறையாக ஆவணபடுத்தப்பட்டாலே அதன் முழுப் பயனையும் பெற்றுக் கொள்ள முடியும். தமிழ்ச் சூழலில் அறிஞர்கள் அரிதாக வழங்கும் பேருரைகள் முறையாக ஆவணப்படுத்தாமல் காற்றில் கலந்து அழிந்துவிடும் நிகழ்வுகள் அதிகம்.  இதைத் தவிர்க்க யார் ஒளிப்படம் எடுக்க வேண்டும், யார் நிகழ்படம் எடுக்க வேண்டும், யார் குறிப்புகள் எடுக்க வேண்டும் என்பதை முன்னரே தீர்மானித்து நிறைவேற்றுங்கள்.  சிறப்பாக உரைகளை, கலை நிகழ்வுகளை ஊடகங்களில் பகிருங்கள்.  மாநாடுகளாக இருப்பின் வழங்கப்பட்ட உரைகளைத் தொகுக்கு மாநாட்டு proceedings ஆக வெளியிடுவதற்கான முயற்சிகளைச் செய்யுங்கள்..நிகழ்வுக்கு முந்திய 24-36 மணி நேரங்கள் .நிகழ்வின் நிகழ்ச்சிகளில் பங்கேற்பவர்களை அழைத்து உறுதி செய்து கொள்ளுங்கள்.  வருபவர்களுக்கு ஞாபக மினன்ஞ்சல் அல்லது அறிவித்தல்கள் விடுங்கள்.  சிறப்பு விருந்தினர்களுக்கு தங்குமிடம் மற்றும் போக்குவரத்து வசதிகள் தேவைப்படின் அதைக் கவனித்துக் கொள்ளுங்கள்.  பங்கேற்பாளர்களுக்கும் முடிந்தால் போக்குவரத்து வசதிகளைச் செய்து கொடுக்கலாம்.  .நிகழ்வு இடத்துக்கு கொண்டு செல்ல வேண்டிய பொருட்களைப் பட்டியல் இட்டு ஒரு இடத்தில் எடுத்து வைத்துக் கொள்ளுங்கள்..நிகழ்வு நாள் ஒருங்கிணைப்பு .நிகழ்வு நடைபெறும் இடத்துக்கு சில மணி நேரங்கள் முன் சென்று இட உரிமையாளர்கள் ஒப்பந்தப்படி எல்லா ஏற்பாடுகளையும் செய்துள்ளார்களா என்று உறுதி செய்து கொள்ளுங்கள்.  மேலதிகமாக நீங்கள் செய்ய வேண்டிய ஏற்பாடுகளையும் செய்யுங்கள்.