Ι. 351/42 Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων 28.12.2002 για την τροποποίηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 4258/2001 για θέσπιση λεπτομερών κανόνων εφαρμογἠς του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999 του Συµβουλίου ὁσον αφορά τα συστήµατα διαχείρισης και ελέγ- Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΙΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ, Έχοντας υπὀψη: τη συνθήκη για την ἱδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, τον κανονισμὀ (ΕΚ) αριθ. 1260/1999 του Συµβουλίου, της 21ης ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (ΕΚ) αριθ. 2355/2002 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ της 27ης Δεκεμβρίου 2002 χου των παρεμβάσεων των διαρθρωτικών ταµείων ως εξής: Ἰουνίου 1999, περί γενικών διατάξεων για τα . διαρθρωτικά γραφος: ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ: Το ἀρθρο 7 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 438/2001 τροποποιείται α) Μετὰ την παράγραφο 2 παρεμβάλλεται η ακόλουθη νέα παρά- ταμεία (), ὁπως τροποποιήθηκε απὀ τον κανονισμὀ (ΕΚ) αριθ. 14472001 (3, καὶ ιδίως το ἀρθρο 53 παράγραφος 2, Μετὰ απὀ διαβούλευση µε την επιτροπή που συστάθηκε δυνάµει του ἂρθρου 147 της συνδήκης, Μετὰ απὀ διαβούλευση µε την επιτροπή γεωργικών διαρθρώσεων και αγροτικής ανάπτυξης, Μετὰ απὀ διαβούλευση µε την επιτροπή διαρθρώσεων αλιείας καὶ υδατοκαλλιέργειας, Εκτιμώντας τα ακόλουθα: Το ἂἀρθρο 38 παράγραφος 6 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999 απαιτεἰ απὀ τις αρµόδιες αρχὲς των κρατών µελών να τηρούν στη διάθεση της Επιτροπής όλα τα δικαιο- λογητικἀ έγγραφα τα σχετικά µε τις δαπάνες καὶ τους ελέγ- χους που αφορούν µια παρέµβαση επὶ τρία έτη μετὰ την πληρωμή απὀ την Επιτροπὴ του τελικού υπολοίπου, εκτός εὰν έχει ληφθεί άλλη απόφαση στις διµερείς διοικητικὲς συμ- Εἶναι σκόπιµο να προσδιοριστούν οἱ κατηγορίες των δικαιο- λογητικών εγγράἀφων που εµπίπτουν στο πεδίο της υπο- χρέωσης αυτής, η μορφή υπόὀ την οποία α πρέπει να τηρού- νται καὶ η υποχρέωση καθορισμού των φορέων που ὃα Καθὼς τα εν λόγω ἔγγραφα αποτελούν μἐρος της διαδρομἠς ελέγχου που αναφἑρεται στο ἀρθρο 7 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 4352001 της Επιτροπής (), εἶναι ενδεδειγµένο να προστεθεί το ἀρῦρο αυτὸ στις αναγκαὶες διατάξεις που αφο- Οι διατάξεις οι σχετικές µε την τήρηση των εγγράφων τελούν υπὀ την επιφύλαξη ἄλλων ειδικών ενικών ἡ κοινο- (1) φωνίες. (2) πρέπει να τα φυλάἀσσουν. (2) ροὺν την τήρηση των εγγράἀφων. (4) τικὠν κανόνων. (6) Τα προβλεπόµενα απὀ τον παρὀντα κανονισμὀ μέτρα εἶναι σύμφωνα µε τη γνώµη της επιτροπής για την ανάπτυξη καὶ μετατροπή των περιφερειών, () ΕΕΤ 161 της 26.6.1999 σ.]. () ΕΕΙ. 129 της 29.7.2001, σ.ἸἹ. () ΕΕ Ι. 62 της 2.3.2001, σ. 21. «2α. α) Τα δικαιολογητικἀά ἐγγραφα σχετικἀ µε τις δαπάνες και τους ελέγχους, που αναφἑρονται στο ἀρθρο 35 παράγραφος 6 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/ 1999, περιλαμβάνουν: --- ἔγγραφα συναφή µε τις συγκεκριµένες διενεργη- Ὀεῖσες καὶ δηλωθείσες δαπάνες, καὶ μµε τις πληρωμὲς που ἑἐγίναν στο πλαίσιο της παρεμβά- σεως, τα οποία απαιτούνται για µια επαρκή δια- δρομή . ελέγχου, . συμπεριλαμβανομένων -των εγγράφων που συνιστούν απόδειξη της πραγµα- τικῆς παράδοσης των προϊόντων ἦ παροχἠς των υπηρεσιὼών που συγχρηματοδοτούνται, --- εκθέσεις καὶι ἔγγραφα συναφή µε τους ελέγχους που διενεργούνται δυνάµει των ἀρθρων 4, 9, 10 και 15 του παρὀντος κανονισμού. Οἱ αρµόδιες αρχὲς ορίζουν τον φορέα φύλαξης των. εγγράφων, κατὰ τη διάρκεια του. χρονικού διαστήµατος στο οποἰο απαιτεῖται η τήρησή τους. β) Τα έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται εἶτε ως πρωτὀ- τυπα εἶτε σε κάποιο απὀ τα συνήθως αποδεκτὰ υποθέµατα δεδοµένων (άαία οαττίοτς). Στα συνήθως αποδεκτά υποθέµατα δεδοµένων συµπε- ριλαμβάνονται ειδικότερα: --- φωτοτυπῖες των πρωτοτύπων, --- μικροφωτογραφικά . δελτία .(ππογοΏο]πςς) . -των πρωτοτύπων, --- ηλεκτρονικὲς αποτυπώσεις των πρωτοτύπων σε οπτικὰ υποθέµατα δεδοµένων (όπως δίσκοι - Γοτη, σκληροί δίσκοι ἦ δίσκοι μαγνητικής εγ- γραφής), --- ἔγγραφα υπάρχοντα μόνο σε ηλεκτρονική μορφή. Η . διαδικασία πιστοποίησης των  εγγράἀφων, που φυλάσσονται σε κοινώς αποδεκτά υποθέµατα δεδοµέ- νων, ως ακριβών αντιγράφων των πρωτοτύπων εγγρἀ- φων καθορίζεται απὀ τις εθνικὲς αρχές και µε αυτήν διασφαλίζεται. ὁτι οἱι φυλασσόµενες μορφὲς των εγγράἀφων εἶναι σύμφωνες µε τις ενικὲς νομικές απαι- τῆσεις καὶ αξιόπιστες για τους σκοποὺς διενέργειας λογιστικού . ελέγχου.. Στις περιπτώσεις που τα ἐγγραφα υπάρχουν μόνο σε ηλεκτρονική μορφή, τα οικεία συστήµατα υπολογιστών στα οποία τηρούνται οι ηλεκτρονικὲς μορφές πρέπει να πληρούν τα απο- δεκτά πρότυπα ασφαλείας, τα οποία εξασφαλἰζουν το γεγονός ὁτι τα ἔγγραφα που φυλάσσονται. εἶναι σύμφωνα µε τις εθνικὲς νομικὲς απαιτήσεις και εἶναι ελεγκτικάἀ αξιόπιστα.»