22.7.2003 Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 183/35 DECISIONE DELLA COMMISSIONE del 6 novembre 2002 che istituisce l'ufficio per le infrastrutture e la logistica a Bruxelles (2003/523/CE) LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE, visto l'articolo 20 del regolamento interno della Commis- sione (*), considerando quanto segue: (1) () @) @) @ 4 Il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consi- glio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comu- nità europee (*) (nel prosieguo: «l regolamento finan- ziario»), offre un quadro normativo che permette l'istitu- zione di un nuovo tipo di uffici amministrativi. Gli orientamenti della Commissione del 13 dicembre 1999 (3) in materia di esternalizzazione e il Libro bianco sulla riforma amministrativa (*) hanno creato le basi di una nuova politica fondata sull'idea di un'amministra- zione concentrata sulle sue attività e funzioni essenziali. 1 risultati dell'analisi effettuata dal gruppo di pianifica- zione e di coordinamento sull'esternalizzazione, dopo aver stilato un bilancio della situazione alla Commissione e a livello interistituzionale in un certo numero di ambiti, hanno messo in evidenza i principali vantaggi che potrebbero derivare dall'istituzione di uffici della Commissione e gli elementi ai quali sarebbe opportuno dedicare un'attenzione particolare come, ad esempio, la necessità di assicurare un funzionamento coerente dei diversi siti e la definizione della dimensione critica minima di un ufficio. Il tipo di ufficio selezionato riguarda entità amministra- tive concepite per sostenere le attività di altri servizi della Commissione e/o, potenzialmente, di altre istituzioni comunitarie. Le analisi effettuate più specificamente nell'ambito delle infrastrutture e della logistica dimostrano l'interesse di affidare a una struttura unica l'esecuzione delle decisioni in materia di supporto amministrativo. Tale struttura è ritenuta particolarmente adeguata per ragioni di efficacia e di risparmio nell'utilizzo delle risorse perché, garan- tendo al contempo una maggiore visibilità dei servizi forniti, permette di concentrare le responsabilità opera- tive effettive e facilita l'adeguamento alle necessità e alle richieste degli utenti. Questo tipo di ufficio costituisce un supporto adeguato per rispondere a un'evoluzione interistituzionale auspica- bile in questo ambito e per la quale altre istituzioni hanno già manifestato il proprio interesse. 1) GU L 308 dell'8.12.2000, pag. 26. GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1. SEC(1999) 2051, 7. OM 2000 200 (Îfg 7) (8) (9) (10) (12) (14) (15) In quanto ufficio amministrativo della Commissione, è essenziale che esso faccia capo chiaramente a una dire- zione generale, conformemente agli orientamenti fissati dalla Commissione il 28 maggio 2002 (). L'ufficio in questione farà capo alla direzione generale del personale e dell'amministrazione. È necessario definire i compiti e il funzionamento dell'uf- ficio. Sempre conformemente agli stessi orientamenti fissati dalla Commissione, è opportuno costituire un comitato direttivo, il cui ruolo principale, sotto l'autorità della Commissione, è quello di supervisionare le aAattività dell'ufficio, di fissarne il mandato e di accertarsi della sua esecuzione. Di conseguenza, è necessario definirne l'esatta composizione in funzione degli orientamenti in questione, dei compiti dell'ufficio e della sua organizza- zione interna. È necessario precisare le modalità di nomina del perso- nale dell'ufficio e stabilire che le norme e le pratiche che si applicano all'ufficio siano le stesse in vigore alla Commissione. È opportuno che la Commissione stabilisca per l'ufficio i poteri conferiti dallo statuto all'autorità che ha il potere di nomina (AIPN) e dal regime applicabile agli altri agenti (RAA) all'autorità abilitata a concludere i contratti di assunzione (AACC). È opportuno definire taluni principi relativi alla respon- sabilità del direttore dell'ufficio, in relazione sia al perso- nale dell'ufficio che alle attività dello stesso. Il direttore dell'ufficio deve presentare al comitato diret- tivo i propri obiettivi nonché le relazioni periodiche e la relazione annuale delle attività attinenti a tali obiettivi. Per quanto riguarda gli aspetti finanziari, è opportuno precisare che all'ufficio si devono applicare le disposi- zioni del titolo V della seconda parte del regolamento finanziario, nel rispetto del principio generale in virtù del quale il responsabile per negoziare le domande di stanziamento con la direzione generale bilancio è l'ordi- natore delegato. È opportuno che la direzione generale cui fa capo l'uf- ficio coadiuvi il comitato direttivo, sia responsabile del collegamento regolare tra gli uffici e garantisca il coerente funzionamento dei diversi uffici. Tale ruolo è particolarmente importante affinché la fase di transizione si svolga in modo ottimale. ) SEC(2002) 618 def.