7.4.2004 Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 102/81 DECISIONE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DELLA FONDAZIONE EUROPEA PER IL MIGLIORAMENTO DELLE CONDIZIONI DI VITA E DI LAVORO del 26 marzo 2004 relativa all'adozione delle norme di attuazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Consiglio relativo all'accesso del pubblico ai documenti (2004/321/CE) IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE, visto il regolamento (CE) n. 1649/2003 del Consiglio, del 18 giugno 2003, che modifica il regolamento (CEE) n. 1365/75 concernente l'istituzione di una Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro, e che abroga il regolamento (CEE) n. 1417/76 (), considerando quanto segue: (1) I principi generali e i limiti che disciplinano il diritto di accesso ai documenti, di cui all'articolo 255 del trattato, sono stati stabiliti mediante il regolamento (CE) n. 1049/ 2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai docu- menti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (*). (2) | Al momento dell'adozione del regolamento (CE) n. 1049/2001, le tre istituzioni avevano esortato, in una dichiarazione comune, le agenzie e gli organismi analoghi a dotarsi di norme conformi a quelle del suddetto regolamento. (3) _ Il regolamento (CE) n. 1649/2003 indica che il regola- mento (CE) n. 1049/2001 si applica ai documenti in possesso della Fondazione. (4) - Il regolamento (CE) n. 1649/2003 indica inoltre che il consiglio di amministrazione adotta le modalità pratiche di applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 entro un termine di sei mesi a decorrere dal 29 settembre 2003 o dall'entrata in vigore del regolamento (CE) n. 1649/2003. (5) | Una normativa chiara è suscettibile di promuovere la buona amministrazione in quanto aiuta i responsabili a trattare con precisione e rapidità le domande presentate dal pubblico, HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE: Articolo 1 Applicabilità e ambito di applicazione 1. Il diritto d'accesso riguarda i documenti detenuti dalla Fondazione, ossia da essa prodotti o ricevuti e in suo possesso. () GU L 245 del 29.9.2003, pag. 25. () GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43. 2.  Icittadini dell'Unione e le persone fisiche o giuridiche che risiedano o abbiano la sede sociale in uno Stato membro eserci- tano il diritto di accesso ai documenti della Fondazione in forza delle disposizioni dell'articolo 2, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001. 3.  In applicazione dell'articolo 2, paragrafo 2, del regola- mento (CE) n. 1049/2001, i cittadini di paesi terzi che non risiedono in uno Stato membro e le persone giuridiche che non hanno la sede sociale in uno degli Stati membri si avvalgono del diritto d'accesso ai documenti della Fondazione alle stesse condizioni dei destinatari di cui all'articolo 2, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001. Articolo 2 Domande di accesso 1. Le domande d'accesso a documenti della Fondazione non disponibili al pubblico vanno inviate per iscritto, anche per via elettronica, e devono essere sufficientemente precise da consen- tire alla Fondazione di identificare i documenti. 2.  La Fondazione risponde alle domande d'accesso, iniziali e di conferma, entro quindici giorni lavorativi dalla data di regi- strazione della domanda. 3.  Nel caso di domande complesse o relative a documenti voluminosi tale termine può essere prorogato di altri quindici giorni lavorativi. Qualsiasi proroga del termine deve essere motivata e comunicata previamente al richiedente. 4. - Nel caso di una domanda poco precisa di cui all'articolo 6, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001, la Fonda- zione chiede al richiedente di fornire informazioni complemen- tari che permettano di identificare i documenti richiesti; il termine di risposta inizia a decorrere soltanto dal momento in cui la Fondazione dispone di tali informazioni. 5. — Qualsiasi decisione negativa, anche solo in parte, indica il motivo del rifiuto fondato su una delle eccezioni di cui all'arti- colo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001. Articolo 3 Esame delle domande iniziali 1. AI momento della registrazione della domanda, al richie- dente viene inviato un avviso di ricevimento, a meno che la risposta possa essere inviata a giro di posta. L'avviso di ricevi- mento e la risposta sono inviati per iscritto, eventualmente anche con mezzi elettronici.