L 351/42 Euroopan yhteisöjen virallinen lehti 28.12.2002 KOMISSION ASETUS (EY) N:o 2355/2002, annettu 27 päivänä joulukuuta 2002, neuvoston asetuksen (EY) N:o 1260/1999 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä rakennerahastoista myönnettävän tuen hallinto- ja valvontajärjestelmien osalta annetun asetuksen (EY) N:o 438/2001 muuttamisesta EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN: ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen, u 1 artikla ottaa — huomioon — rakennerahastoja — koskevista — yleisistä säännöksistä 21 päivänä kesäkuuta 1999 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1260/1999 ('), sellaisena kuin se on muutet- tuna asetuksella (EY) N:o 1447/2002 (, ja erityisesti sen 53 Muutetaan asetuksen (EY) N:o 438/2001 7 artikla seuraavasti: a) Lisätään 2 kohdan jälkeen uusi kohta seuraavasti: ”2a. a) Asetuksen (EY) N:o 1260/1999 38 artiklan 6 artiklan 2 kohdan, on kuullut perustamissopimuksen 147 artiklan nojalla perus- tettua komiteaa, on kuullut maatalouden rakenteiden ja maaseudun kehittämisen komiteaa, on kuullut kalatalous- ja vesiviljelyalan rakenteiden komiteaa, sekä katsoo seuraavaa: kohdassa tarkoitetut kustannuksia ja valvontaa koskevat todistusasiakirjat ovat seuraavat: — asiakirjat, jotka liittyvät aiheutuneisiin ja ilmoi- tettuihin yksittäisiin menoihin ja tuen osalta suoritettuihin maksuihin, sekä asiakirjat, joita edellytetään riittävän jäljitysketjun varmistami- seksi, mukaan luettuna yhteisrahoitettujen tuotteiden tai palvelujen tosiasiallista toimi- tusta koskevat todistusasiakirjat, — kertomukset ja asiakirjat tämän asetuksen 4, 9, 10 ja 15 artiklan mukaisesti tehdyistä tarkastuksista. Kansallisten toimivaltaisten viranomaisten on määriteltävä, minkä elimen on pidettävä asia- kirjoja — hallussaan — niiden — säilyttämiseksi (1) — Asetuksen (EY) N:o 1260/1999 38 artiklan 6 kohdassa vaaditun ajan. säädetään, että jäsenvaltioiden vastuullisten virkamiesten on kolmen vuoden ajan komission suorittamasta b) Asiakirjat on säilytettävä joko alkuperäiskappa- loppuerän maksusta säilytettävä komission saatavilla leina tai ne on tallennettava yleisesti hyväksyttyjä kaikki kyseisen tukitoimen kustannuksiin ja valvontaan tietojärjestelmiä käyttäen. liittyvät asiakirjat, ellei kahdenvälisissä hallinnollisissa sopimuksissa toisin päätetä. Yleisesti hyväksyttyjä tietojärjestelmiä ovat erityi- sesti seuraavat: (2) On suotavaa täsmentää tämän velvoitteen soveltamis- — valokopiot alkuperäisistä asiakirjoista, alaan kuuluvien todistusasiakirjojen luokat ja asiakirjojen — mikrofilmit alkuperäisistä asiakirjoista, sä.il)ifttšmisSru.J.otf). fekä velvoite määritellä elimet, joiden — optisiin =tietojärjestelmiin (kuten CD-romille, olisi pidettävä niitä hallussaan. kovalevylle tai magneettilevykkeelle) tallen- netut = alkuperäisten — asiakirjojen — sähköiset , , malivi MUA versiot, (3) — Koska asianomaiset asiakirjat ovat osa komission asetuksen (EY) N:o 438/2001 (?) 7 artiklassa tarkoitettua — ainoastaan sähköisessä muodossa olevat asia- jäljitysketjua, kyseiseen artiklaan on aiheellista lisätä kirjat. tarvittavat asiakirjojen säilyttämistä koskevat säännökset. Kansallisten — viranomaisten on — vahvistettava menettely, jolla todistetaan yleisesti hyväksyttyjä (4) — Asiakirjojen säilyttämistä koskevien säännösten sovelta- tietojärjestelmiä käyttäen tallennettujen asiakir- minen ei rajoita muiden erityisten yhteisön tai kansal- jojen  yhdenmukaisuus alkuperäisen asiakirjan listen sääntöjen soveltamista. kanssa, ja tällä menettelyllä on taattava, että tallen- netut versiot täyttävät kansallisen lainsäädännön velvoitteet ja että niihin voidaan luottaa tarkas- (5) — Tässä asetuksessa säädetyt toimenpiteet ovat aluekehi- tuksia — varten. Jos asiakirjat ovat saatavilla tyksen ja alueellisen uudelleenjärjestelyn komitean ainoastaan — sähköisessä * muodossa, — atk-järjes- lausunnon mukaiset, telmän, johon sähköiset versiot on tallennettu, on täytettävä — hyväksytyt — turvastandardit, — joilla () EYVL L 161, 26.6.1999, s. 1. () EYVL L 139, 29.7.2001, s. 1. () EYVL L 63, 3.3.2001, s. 21. taataan, että tallennetut versiot täyttävät kansal- lisen lainsäädännön velvoitteet ja että niihin voidaan luottaa tarkastuksia varten.”.