L 183/30 Euroopan unionin virallinen lehti 22.7.2003 KOMISSION PÄÄTÖS, tehty 6 päivänä marraskuuta 2002, henkilökohtaisten etuuksien hallinto- ja maksutoimiston perustamisesta (2003/522/EY) EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka ottaa huomioon komission työjärjestyksen 20 artiklan ('), sekä katsoo seuraavaa: Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovelletta- vasta varainhoitoasetuksesta 25 päivänä kesäkuuta 2002 annetussa neuvoston asetuksessa (EY, Euratom) N:o 1605/2002 (?), jäljempänä varainhoitoasetus, säädetään mahdollisuudesta perustaa uudentyyppisiä hallintotoi- mistoja. Joulukuussa 1999 tehdyissä toimintojen eriyttämistä koskevissa komission suuntaviivoissa (9) ja hallinnon uudistamista koskevassa valkoisessa kirjassa (*)luodaan perusta uudelle politiikalle, jossa hallinto keskitetään sen olennaisiin toimintoihin ja tehtäviin. Toimintojen eriyttämisen suunnittelu- ja koordinaatio- ryhmä tarkasteli tiettyjen alojen tilannetta komissiossa ja eri toimielinten välillä, ja ryhmän tämän jälkeen tekemän analyysin tuloksista käyvät ilmi periaatteelliset edut, joita komission toimistojen perustaminen voisi synnyttää, sekä seikat, joihin olisi kiinnitettävä erityistä huomiota, kuten tarpeeseen varmistaa eri toimipaikoissa hoidetta- vien toimintojen välinen yhdenmukaisuus ja tarpeeseen määrittää toimiston vähimmäiskoko. Valittu toimistotyyppi koostuu hallinnollisista yksiköistä, joiden tarkoituksena on tukea komission muiden yksi- köiden toimintaa ja/tai mahdollisesti myös muiden yhteisön toimielinten yksiköiden toimintaa. Henkilökohtaisten etuuksien hallinnosta ja maksamisesta tehdyistä analyyseistä käy ilmi, että hallinnollista tukea koskevien päätösten tekeminen halutaan siirtää yhdelle rakenteelle. Tällainen rakenne on tarkoituksenmukainen erityisesti resurssien tehokkaan ja taloudellisen käytön vuoksi, ja se lisää samalla tarjottavien palvelujen näky- vyyttä, koska tosiasiallinen toimintavastuu keskitetään ja mukautuminen käyttäjien tarpeisiin ja vaatimuksiin hel- pottuu. YVL L 308, 8.12.2000, s. 26. E EYVL L 248, 16.9.2002, s. 1. SEK(1999) 2051, s. 7. K OM(2000) 200 lopullinen. (6) (10) (11) (12) (13) Tällainen toimisto on soveltuva väline toimielinten välisen toivottavan kehityksen saavuttamiseksi tällä alalla, ja eräät muut yhteisön toimielimet ovat jo pitäneet sitä suotavana. Koska kyseessä on komission hallintotoimisto, sen olisi toimittava selkeästi jonkin pääosaston alaisuudessa 28 päivänä toukokuuta 2002 annettujen komission suunta- viivojen (?) "mukaisesti. Toimiston — olisi toimittava henkilöstön ja hallinnon pääosaston alaisuudessa. On tarpeen määrittää toimiston tehtävät ja toiminta. Koko toimielimen henkilöstön etuuksien hallinnon ja maksamisen yhdenmukaisuutta olisi vahvistettava ja samalla säilytettävä Brysselissä, Luxemburgissa ja Isprassa sijaitsevissa toimipaikoissa tarjottavat lähipalvelut. Fdellä mainittujen komission antamien suuntaviivojen mukaisesti olisi perustettava johtokunta, jonka pääasialli- sena —tehtävänä on valvoa kollegion alaisuudessa toimiston toimintaa, määritellä sen tehtävät ja varmistaa toimien moitteeton toteutus. Tämän vuoksi on tarpeen määritellä mainittujen suuntaviivojen mukaisesti johto- kunnan tarkka kokoonpano, sen tehtävät ja sisäinen organisaatio. Toimiston henkilöstön nimittämisessä sovellettavat yksi- tyiskohtaiset säännöt on määriteltävä sekä varmistettava, että toimistoon sovellettavat säännöt ja käytänteet ovat samat kuin komissiossa. Komission olisi määritettävä toimiston osalta valtuudet, jotka myönnetään henkilöstösäännöissä nimittävälle viranomaiselle ja Euroopan = yhteisöjen — muuhun henkilöstöön —sovellettavissa palvelussuhteen ehdoissa viranomaiselle, jolla on toimivalta tehdä työsopimuksia. Fräät toimiston johtajan vastuuta koskevat periaatteet olisi määriteltävä toimiston henkilöstön ja sen toimin- tojen osalta. (9) SEK(2002) 618 lopullinen.