7.4.2004 Den Europæiske Unions Tidende L 102/81 AFGØRELSE TRUFFET AF BESTYRELSEN FOR DET EUROPÆISKE INSTITUT TIL FORBEDRING AF LEVE- OG ARBEJDSVILKARENE af 26. marts 2004 om vedtagelse af gennemførelsesbestemmelser til forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt (2004/321/EF) BESTYRELSEN HAR — under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 1649/2003 om ændring af forordning (EØF) nr. 1365/75 om oprettelse af et europæisk institut til forbedring af leve- og arbejdsvilkårene og om ophævelse af forordning (EØF) nr. 1417/76 ()), og ud fra følgende betragtninger: (1) — De generelle principper og begrænsninger, der gælder for aktindsigt i henhold til traktatens artikel 255, er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (). (2) I forbindelse med vedtagelsen af forordning (EF) nr. 1049/2001 blev de tre institutioner i en fælleserklæring enige om, at agenturer og lignende organer skal indføre regler i overensstemmelse med denne forordning. (3) — Rådets forordning (EF) nr. 1649/2003 fastsætter, at forordning (EF) nr. 1049/2001 skal finde anvendelse på instituttets dokumenter. (4) — Forordning (EF) nr. 1649/2003 fastsætter ligeledes, at bestyrelsen skal vedtage de praktiske gennemførelsesbe- stemmelser til forordning (EF) nr. 1049/2001 senest seks måneder at regne fra den 29. september 2003 eller efter ikrafttrædelsen af Rådets forordning (EF) nr. 1649/2003. (5) — Klare bestemmelser fremmer en hensigtsmæssig forret- ningsgang, eftersom de ansvarlige kan træffe nøjagtige og hurtige afgørelser angående begæringer indgivet af offentligheden — TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE: Artikel 1 Anvendelsesområde 1. — Retten til aktindsigt vedrører de dokumenter, instituttet ligger inde med, dvs. som den har udarbejdet eller modtaget, og som den råder over. () EUTL 245 af 29.9.2003, s. 25. (?) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43. 2. —Unionsborgere og fysiske og juridiske personer, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, udøver deres ret til aktindsigt i instituttets dokumenter i overensstemmelse med artikel 2, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001. 3. Imedfør af artikel 2, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049 2001 har tredjelandsstatsborgere, der ikke har bopæl i en medlemsstat, samt juridiske personer, der ikke har deres hjem- sted i en medlemsstat, ret til aktindsigt i instituttets dokumenter på samme betingelser som de personer, der er omhandlet i artikel 2, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1049/2001. Artikel 2 Begæringer om aktindsigt 1. Begæring om aktindsigt i dokumenter, som instituttet ikke har gjort offentligt tilgængelige, skal indgives i skriftlig form, herunder elektronisk form, og være affattet tilstrækkelig præcist til, at instituttet kan identificere de ønskede doku- menter. 2. —Instituttet besvarer oprindelige og genfremsatte begæ- ringer senest 15 arbejdsdage efter datoen for registreringen af begæringen. 3. —Itilfælde af komplekse eller omfangsrige begæringer kan denne frist forlænges med 15 arbejdsdage. Enhver forlængelse af fristen skal begrundes og på forhånd meddeles den person, der har fremsat begæringen. 4. Itilfælde af upræcise begæringer, jf. artikel 6, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001, opfordrer instituttet den person, der har fremsat begæringen, til at tilvejebringe supple- rende oplysninger, der gør det muligt at identificere de ønskede dokumenter; svarfristen begynder først at løbe fra det tids- punkt, hvor instituttet råder over disse oplysninger. 5. €Enhver delvis negativ beslutning skal indeholde en begrundelse for afslaget, der er baseret på en af de undtagelser, der er omhandlet i artikel 4 i forordning (EF) nr. 1049/2001. Artikel 3 Behandling af oprindelige begæringer 1. —Når en begæring registreres, sendes der en bekræftelse for modtagelsen til den person, der har fremsat begæringen, medmindre svaret kan sendes med det samme. Bekræftelsen for modtagelsen og svaret sendes skriftligt, eventuelt med e-mail.