74.2004 Journal officiel de l'Union européenne L 102/81 DÉCISION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DE LA FONDATION EUROPÉENNE POUR L'AMÉLIORATION DES CONDITIONS DE VIE ET DE TRAVAIL du 26 mars 2004 portant adoption de règles en vue de la mise en œuvre du règlement (CE) n° 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents (2004/321CE) LE CONSEIL D'ADMINISTRATION, vu le règlement (CE) n° 1649/2003 du Conseil du 18 juin 2003 modifiant le règlement (CEE) n° 1365/75 concernant la création d'une Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail et abrogeant le règlement (CEE) n° 1417/76 (, considérant ce qui suit: (1) — Les principes généraux et les limites régissant le droit d'accès aux documents, tels que prévus par l'article 255 du traité, ont été définis par le règlement (CE) n° 1049/ 2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parle- ment européen, du Conseil et de la Commission (*). (@@) — Lors de l'adoption du règlement (CE) n° 1049/2001, les trois institutions ont convenu par une déclaration commune que les agences et organes similaires devaient mettre en œuvre des règles conformes audit règlement. (3) — Le règlement (CE) n° 1649/2003 stipule que le règlement (CE) n° 1049/2001 s'applique aux documents détenus par la Fondation. (4) — Le règlement (CE) n° 1649/2003 dispose également que le conseil d'administration adopte les modalités pratiques d'application du règlement (CE) n° 1049/2001 dans un délai de six mois à partir du 29 septembre 2003 ou de l'entrée en vigueur du règlement (CE) n° 1649/2003. (5) _ Des règles claires peuvent favoriser une bonne adminis- tration en aidant les responsables à traiter avec précision et rapidité les demandes présentées par le public, A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION: Article premier Applicabilité et champ d'application 1.  Ce droit d'accès vise les documents détenus par la Fonda- tion, c'est-à-dire établis ou reçus par elle et en sa possession. () JO L 245 du 29.9.2003, p. 25. () JO L 145 du 31.5.2001, p. 43. 2.  Tout citoyen de l'Union européenne et toute personne physique ou morale résidant ou ayant son siège dans un État membre a un droit d'accès aux documents de la Fondation, conformément à l'article 2, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1049/2001. 3. En application de l'article 2, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1049/2001, tout citoyen d'un pays tiers non domicilié dans un État membre ainsi que toute personne morale n'ayant pas son siège dans un État membre bénéficient du droit d'accès aux documents de la Fondation sous réserve des mêmes condi- tions que les bénéficiaires visés à l'article 2, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1049/2001. Article 2 Demandes d'accès 1.  Les demandes d'accès aux documents de la Fondation qui ne sont pas à la disposition du public sont formulées par écrit, y compris par des moyens électroniques, et de façon suffisam- ment précise pour permettre à la Fondation d'identifier les documents. 2.  La Fondation répond aux demandes d'accès, initiales et confirmatives, dans un délai de quinze jours ouvrables à partir de la date d'enregistrement de la demande. 3.  Dans le cas de demandes complexes ou volumineuses, ce délai peut être prolongé de quinze jours ouvrables. Toute prolongation du délai doit être motivée et communiquée préa- lablement au demandeur. 4. En cas de demande imprécise, telle que visée à l'article 6, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1049/2001, la Fondation invite le demandeur à fournir des informations complémen- taires permettant d'identifier les documents demandés; le délai de réponse ne commence à courir qu'à partir du moment où la Fondation dispose de ces informations. 5. _ Toute décision partiellement négative indique le motif du refus fondé sur l'une des exceptions énumérées à l'article 4 du règlement (CE) n° 1049/2001. Article 3 Traitement des demandes initiales 1.  Dès l'enregistrement de la demande, un accusé de récep- tion est envoyé au demandeur, sauf si la réponse est envoyée par retour du courrier. L'accusé de réception et la réponse sont envoyés par écrit, éventuellement par voie électronique.