742004 Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης Ι 102/81 ΑΠΟΦΑΣΗ ΤΟΥ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΙΚΟΥ ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΒΕΛΤΙΟΣΗ ΤΩΝ ΣΥΝΘΗΚΟΝ ΔΙΑΒΙΟΣΕΩΣ ΚΑΙ ΕΡΓΑΣΙΑΣ της 26ης Μαρτίου 2004 για ἐγκριση των κανόνων εφαρμογἠς του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 για την πρόσβαση του κοινοὐ στα ἐγγραφα (2004/321/ΕΟ ΤΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ, Έχοντας υπόψη τον κανονισμὀ (ΕΚ) αριθ. Τ649/2003 του Συµβου- λίου, της Ίδης Ιουνίου 2003, που τροποποιεί τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1265/75 περί της δηµιουργίας Ευρωπαϊκού Ἱδρύματος για την Βελτίωση των Συνθηκών Διαβιώσεως και Εργασίας καὶ καταργεί τον κανονισμό (ΕΟΚ) αριθ. 1417]76 (), Εκτιμώντας τα ακόλουθα: (8 '' Οἱ γενικὲς αρχὲς και τα ὁρια που διέπουν το δικαίωµα πρὀ- σβασης στα έγγραφα, όπως ορίζονται στο ἀρθρο 255 της συνθήκης, καθορίζονται απὀ τον κανονισμό (Ε  αρι. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου καὶ του. Συµ- βουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, σχετικά µε την πρὀσβαση του κοινοὐ στα ἐγγραφα του. Ευρωπαϊκού  Κοινοβουλίου, του Συμµβουλίου καιὶ της Επιτροπἠς (). ). Όταν εγκρίθηκε ο κανονισμὸς (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, τα τρία θεσμικά ὀργανα συμφώνησαν σε κοινή δήλωση ὁτι οι Οργανισμοἰ καὶ οι συναφείς υπηρεσίες οφεἰίλουν να εφαρµόὀ- ζουν τοὺς κανόνες που εἶναι σύμφωνοι µε αυτοὺς του παρὀντος κανονισμού. (2) . Ο κανονισμὸς (ΕΚ) αριδ. Τ649/2003 αναφέρει ὁτι ο κανονι- σμός (ΕΚ) αριθ. 10492001 ὃα ισχύει για ἐγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή του Ἱδρύματος. (4)... Ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. Τ649/2003 αναφέἑρει επίσης ὁτι το διοικητικὀ. συμβούλιο Ὀεσπίζει τις πρακτικὲς λεπτομέρειες εφαρμογἠς του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 εντὸς προθεσµίας ἐξι μηνὼν απὀ την 29η Σεπτεμβρίου 2002, ἡ απὀ την ἐναρξη ισχύος του κανονισμού (ΕΚ) αρθ. 1649/ 2002. )' Οιἱ σαφεὶῖς κανόνες επιτρέπουν την ομαλή  λειτουργία βοηθώντας τους αρµοδίους στην ακριβή καὶ ταχεία επεξερ- γασία των αιτήσεων του κοινοὺ, ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ: Ἄρδθρο 1 Εφαρμογή και πεδίο εφαρμογἠς 1. . Το δικαίωµα πρὀσβασης αφορὰ τα ἐγγραφα που βρίσκονται στο Ίδρυμα, δηλαδή εκεῖνα που έχουν συνταχθεἰ ἡ παραληφθεί απὀ αυτόν καὶ βρίσκονται στην κατοχή του. () ΕΕΤ. 245 της 29.9.2002, σ. 25. ϱ) ΕΕ Ι. 145 της 31.5.2001, σ. 43. 2, Οἱ πολίτες της Ευρωπαϊκής Ένωσης καὶ κἀθε φυσικό ἡ νομικό πρὀσωπο που κατοικεἰ ἡ ἐχει την ἑδρα του σε ἑνα κράτος μέλος έχει δικαίωµα πρὀσβασης σε ἐγγραφα του Ἱδρύματος σύμφωνα µε το ἀρθρο 2 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αρθ. 1049/2001. 3, . Κατ' εφαρµογή του ἀρθρου 2 παράγραφος 2 του κανονισμού (Ε αριθ. 1049/2001, οι πολίτες τρίτης χώρας που δεν κατοικούν σε κράτος μέλος καθώς καὶ τα νομικά πρόσωπα που δεν έχουν την ἑδρα τους σε ἑνα απὀ τα κράτη μέλη, έχουν δικαίωµα πρὀσβασης στα ἐγγραφα του Ιδρύματος υπὀ τους ἴδιους ὁρους µε τους δικαιούχους που αναφἑρονται στο ἀρθρο 2 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1049/2001. Ἄρθρο 2 Αιτήσεις πρὀσβασης 1. . Οι αιτήσεις για πρόσβαση στα ἐγγραφα του ἱδρύματος που δεν τῖθενται στη διάθεση του κοινοὐ υποβάλλονται γραπτώς, περι- λαµβανομένης της ηλεκτρονικής μορφής καὶ κατὰἀ τρόπο επαρκὼς σαφή ὧστε το Ίδρυμα να προσδιορῖζει τα ἐγγραφα. 2, .' Το Ίδρυμα απαντά στις αρχικές καὶ επιβεβαιωτικὲς αιτήσεις εντὸς προθεσµίας 15 εργἀάσιµων ημερών απὀ την ημερομηνία καταχώρισης της αἴτησης. 3, . Στις περιπτώσεις πολύπλοκων ἡ ογκωδών αιτήσεων, η προῦε- σμία αυτή μπορεἰ να παραταθεί κατά 15 εργάἀσιµες ημέρες. Κάθε παράταση της προθεσµίας πρέπει να εἶναι αιτιολογημένη καὶ να ανακοινώνεται προηγουμένως στον αιτούντα. 4. . Σε περίπτωση ασαφοὺς αἴτησης, ὁπως αναφέρεται στο ἀρθρο 6 παράγραφος 2 του κανονισμού (Ε  αριθ. 1049/2001, το Ίδρυμα καλεί τον αιτούντα να παράσχει συµπληρωματικές πληρο- φορἰες οὗτως ώστε να καταστεί δυνατὸς ο προσδιορισμός των αιτούμενων εγγρἀφων. Ἡ προθεσµία απάντησης αρχίζει να τρέχει απὀ την στιγμή που το Ίδρυμα ἐχει στη διάθεσή του τις εν λόγω πληροφορἱες. 5. . Αποφάσεις που εἶναι περικώς αρνητικὲς πρέπει να αναφέρουν τον λόγο της ἀρνησης µε βάση µια απὀ τις εξαιρέσεις που απαριῦ- μούνται στο ἀρθρο 4 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. Τ049/2001. Ἄρθρο 3 Επεξεργασία των αρχικών αιτήσεων 1... Μόλις καταχωρηθεί η αἴτηση αποστέλλεται στον. αιτούντα απόδειξη παραλαβής, εκτός εἰν η απάντηση δοθεί µε επιστολἠ. Ἡ απόδειξη παραλαβής και η απάντηση αποστἐλλονται γραπτώς και, ενδεχομένως, ηλεκτρονικά.