L 351/42 Jornal Oficial das Comunidades Europeias 28.12.2002 REGULAMENTO (CE) N.º 2355/2002 DA COMISSÃO de 27 de Dezembro de 2002 que altera o Regulamento (CE) n.º 438/2001 que estabelece as regras de execução do Regulamento (CE) n.º 1260/1999 do Conselho no que respeita aos sistemas de gestão e de controlo das intervenções no quadro dos Fundos estruturais A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS, Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia, Tendo em conta o Regulamento (CE) n.º 1260/1999 do Conselho, de 21 de Junho de 1999, que estabelece disposições gerais sobre os Fundos estruturais (*), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE) n.º 1447/2001 () e, nomeadamente, o n.º 2 do seu artigo 53-º, Após consulta do comité previsto no artigo 147.º do Tratado, Após consulta do Comité das Estruturas Agrícolas e do Desen- volvimento Rural, Após consulta do Comité do Sector da Pesca e da Aquicultura, Considerando o seguinte: (1) Onº6do artigo 38.º do Regulamento (CE) n.º 1260/ 11999 prevê que as autoridades responsáveis dos Estados- -Membros mantenham à disposição da Comissão, durante o período de três anos subsequente ao pagamento do saldo pela Comissão, todos os documentos comprova- tivos relativos às despesas e aos controlos referentes a todas as intervenções, salvo disposição em contrário dos acordos administrativos bilaterais. () É conveniente especificar as categorias de documentos comprovativos abrangidos por esta obrigação, a forma por que os mesmos podem ser conservados e a obri- gação de determinar os organismos que os devem conservar. (33 — Dado que os documentos em causa fazem parte da pista de auditoria referida no artigo 7.º do Regulamento (CE) n.º 438/2001 da Comissão(?), é conveniente inserir neste artigo as disposições necessárias relativas à manu- tenção de documentos. (4) As disposições relativas à manutenção de documentos não prejudicam outras regras comunitárias ou nacionais específicas. (5) —As medidas previstas no presente regulamento estão em conformidade com o parecer do Comité para o Desen- volvimento e a Reconversão das Regiões, JO L 161 de 26.6.1999, p. 1. () JO L 139 de 29.7.2001, p. 1. JO L 63 de 3.3.2001, p. 21. ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO: Artigo 1.º O artigo 7.º do Regulamento (CE) n.º 438/2001 é alterado do seguinte modo: a) Após o n.º 2, é inserido um novo número, com a seguinte redacção: «2a. a) Os elementos comprovativos relativos às despesas e aos controlos referidos no n.º 6 do artigo 38.º do Regulamento (CE) n.º 1260/1999 incluem: — documentos relativos a determinadas despesas efectuadas e declaradas e pagamentos efec- tuados a título da intervenção em causa e exigidos para proporcionar uma pista de controlo suficiente, incluindo documentos que constituam prova da entrega efectiva dos produtos ou da prestação dos serviços co-finan- ciados, — relatórios e documentos relativos a controlos efectuados nos termos dos artigos 4.º, 9.º, 10.º e 15.º do presente regulamento. As autoridades nacionais competentes devem determinar por que organismo os documentos devem ser conservados durante o período esti- pulado para a sua conservação. b) Devem ser conservados os documentos originais, que podem igualmente ser conservados num suporte de dados comumente aceite. Os suportes de dados comumente aceites devem incluir, especialmente: — fotocópias de documentos originais, — microficha de documentos originais, — versões electrónicas de documentos originais em suportes de dados ópticas (tais como CD- -rom, disco duro ou disco magnético), — documentos existentes apenas em versão elec- trónica. O procedimento de certificação da conformidade dos documentos conservados num suporte de dados comumente aceitt com o documento original deve ser definido pelas autoridades nacio- nais e assegurar que as versões conservadas satis- fazem os requisitos legais nacionais e são válidas para efeitos de auditoria. Quando os documentos existam apenas em versão electrónica, o sistema informático em que as versões electrónicas são conservadas deve ser conforme às normas de segu- rança aceites, que asseguram que os documentos conservados satisfazem os requisitos legais nacio- nais e são válidos para efeitos de auditoria.»;